Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Wir bei NotarSwiss legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre Daten sammeln, verwenden, schützen und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen.

Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch. Durch die Nutzung unserer Website oder die Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen erklären Sie sich mit den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Praktiken einverstanden.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

NotarSwiss AG
[Adresszeile ist absichtlich weggelassen]
Schweiz

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der unter [email protected] erreichbar ist.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Beim Besuch unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden automatisch bestimmte Informationen erfasst. Diese Informationen umfassen:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Übertragene Datenmenge
• Herkunft des Zugriffs (Referrer)
• Browser und Betriebssystem
• Internet-Service-Provider

Diese Daten werden ausschließlich zu statistischen Zwecken und zur Verbesserung unseres Internetangebots genutzt. Sie werden automatisch nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

3.2 Bei der Nutzung unseres Kontaktformulars

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Inhalt Ihrer Nachricht

Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nach vollständiger Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

3.3 Bei der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen

Wenn Sie unsere notariellen Dienstleistungen in Anspruch nehmen, erheben wir je nach Art des Auftrags verschiedene personenbezogene Daten, die für die Erfüllung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Dies kann umfassen:

• Vollständige Kontaktdaten
• Identifikationsdokumente (z.B. Personalausweis, Reisepass)
• Geburtsdatum und -ort
• Familienstand
• Berufliche Angaben
• Bankverbindung
• Steuerliche Informationen
• Weitere Informationen, die für die jeweilige notarielle Tätigkeit erforderlich sind

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist in erster Linie die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), denen wir als Notare unterliegen.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Zur Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen und zur Durchführung notarieller Tätigkeiten
• Zur Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihrer Aufträge oder Anfragen
• Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. steuerliche oder notarrechtliche Aufbewahrungspflichten)
• Zur Gewährleistung der technischen Funktionalität unserer Website
• Zur Verbesserung unserer Dienstleistungen
• Zur Verhinderung von Missbrauch und zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme

5. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern.

Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

5.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind erforderlich, damit Sie durch die Seiten navigieren und wesentliche Funktionen nutzen können. Sie ermöglichen Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf geschützte Bereiche der Website. Die Website kann ohne diese Cookies nicht richtig funktionieren.

5.2 Analyse-Cookies

Diese Cookies helfen uns, die Nutzung unserer Website zu verstehen und zu analysieren, wie Besucher mit unserer Website interagieren. Alle Informationen, die diese Cookies sammeln, werden aggregiert und sind daher anonym.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Cookies nur im Einzelfall erlaubt, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließt sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktiviert. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

6. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden Fällen an Dritte weiter:

• Wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Wenn die Weitergabe zur Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Wenn die Weitergabe zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Wenn die Verarbeitung der Wahrung berechtigter Interessen dient (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben

Im Rahmen unserer notariellen Tätigkeit kann eine Weitergabe an folgende Empfänger erfolgen:

• Behörden (z.B. Grundbuchämter, Handelsregister, Steuerbehörden)
• Gerichte
• Andere Beteiligte des notariellen Verfahrens
• Dienstleister, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen (z.B. IT-Dienstleister, Übersetzungsdienste)

Alle Dienstleister, die im Auftrag von NotarSwiss personenbezogene Daten verarbeiten, sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verwenden.

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Bitte beachten Sie jedoch, dass die Übertragung von Informationen über das Internet immer mit gewissen Sicherheitsrisiken verbunden ist. Ein absoluter Schutz vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Für notarielle Unterlagen gelten besondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die je nach Art des Dokuments zwischen 5 und 100 Jahren betragen können. Diese gesetzlichen Vorgaben sind für uns bindend.

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr für die Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind und/oder unsererseits kein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung besteht.

9. Ihre Rechte

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie folgende Rechte:

9.1 Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO.

9.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

9.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist.

9.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO erfüllt sind.

9.6 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).

9.7 Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.

9.8 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Die aktuellste Version ist immer auf unserer Website verfügbar. Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig zu überprüfen, ob es Änderungen an dieser Datenschutzerklärung gegeben hat.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie in geeigneter Weise informieren.